jueves, 26 de noviembre de 2009

Curso de Administración - Contabilidad

CURSO DE ADMINISTRACION – CUARTO AÑO MAGISTERIO

NOCIONES GENERALES DE CONTABILIDAD

ORGANOS

La administración de los recursos financieros y la contabilidad está determinada por el TOCAF – Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera.

La Contabilidad y Administración Financiera del Estado dependen de: Leyes, Decretos y Ordenanzas; de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP) dependiente de Presidencia de la República; del Ministerio de Economía y Finanzas – Contaduría General de la Nación; del Banco Central del Uruguay y del Tribunal de Cuentas (órgano de contralor)

CONCEPTOS GENERALES : Decreto 104/1968

Constituyen materia de la presente ley de Contabilidad y Administración Financiera: los hechos, actos u operaciones de los que se deriven transformaciones o variaciones en la Hacienda Pública. Quedan comprendidos en la misma en carácter de organismos de Administración Financiero Patrimonial, sin perjuicio de las atribuciones, facultades, derechos y obligaciones que les asignen la Constitución y las leyes:

Los Poderes del Estado, el Tribunal de Cuentas, la Corte Electoral, el Tribunal de lo Contencioso Administrativo, los Gobiernos Departamentales, los Entes Autónomos, y los Entes de Enseñanza Pública – ANEP – UNIVERSIDAD –

Y todos los organismos, servicios o entidades, aún no estatales que perciban fondos públicos o administren bienes del Estado.

Ejemplos: MECAEP y MEMFOD – son programas que reciben su presupuesto de los préstamos internacionales para fines determinados. No son fondos del presupuesto del Estado. MECAEP significa: Mejoramiento, Calidad Educación Primaria y MEMFOD, significa: Mejoramiento Educación Media y Formación Docente.

La Ley autoriza a ANEP a recaudar el Impuesto de Enseñanza Primaria.

CUENTAS BROU

Los entes de carácter comercial o industrial y demás organismos que tengan expresas facultades o autonomía financiera acordadas por la Constitución y la Ley, abrirán sus propias cuentas en el citado banco.

Las oficinas , dependencias o personas que recauden fondos de cualquier naturaleza, informarán a la Contaduría General de la Nación, Contaduría General de la Intendencia Municipal ó Contadurías que correspondan, en el tiempo y forma que estas determinen (reglamentos).

LIMITACIONES

Ninguna oficina o persona recaudadora podrá utilizar por si, los fondos que recaude.

Los créditos no podrán destinarse a finalidad u objeto que no sea el enunciado en la asignación respectiva.

No podrán comprometerse gastos o inversiones cuyo monto exceda el limite del crédito anual.

ORDENADORES DE GASTOS

Son ordenadores primarios de gastos e inversiones, dentro de los límites de las asignaciones presupuestales: los Directorios, Consejos Directivos o Directores Generales de Entes y Servicios y cualquier autoridad superior de todo otro organismo o ente público al que la Constitución o la ley le confiera esa facultad.

Ej. El Director de una Escuela Rural recibe $ 10.000 para reparaciones de techos, no puede gastar más ni menos, y no puede gastar en otras cosas sino en reparaciones. No importa si necesita otras cosas.

CODICEN, CEP, MECAEP... delegan en el Director la gestión del presupuesto de reparaciones. El Director deberá: diseñar un presupuesto, llamar a concurso de precios, realizar las obras, pagar y rendir cuentas.

El funcionario que comprometa cualquier erogación sin estar autorizado para ello será responsable de su pago, sin perjuicio de las demás sanciones que pudieran corresponderle (las sanciones son administrativas, civiles y penales).

La delegación de competencia no significa transferir la responsabilidad inherente al ordenador primario en los que hace a la vigilancia y contralor del servicio. Los actos administrativos mediante los que se disponga, deberán fijar, además los límites, las condiciones para su ejercicio.

CONTRATOS Y OTROS:

Todo contrato se hará por licitación pública, cuando del mismo se deriven gastos, inversiones o salidas para el Estado y por remate o licitación pública cuando se deriven entradas o recursos.

No obstante podrá contratarse hasta el limite que se indique, por.:

v Por licitación restringida,

v Por concurso de precios,

v Directamente.

Está prohibido contratar con el Estado:

v Los funcionarios públicos dependientes de los organismos contratantes.

v Los que se han declarado en quiebra.

v Los que han incumplido contratos anteriores.

v Carecer de habitualidad en el ramo a que corresponde el contrato.

Los llamados a licitación pública o remate deberán publicarse en el “Diario Oficial” sin perjuicio de otros medios que se consideren convenientes para asegurar la publicidad del acto.

Ej. Puede publicarse en el diario local o en diario nacional.

Para el concurso de precios deberá solicitarse por lo menos tres cotizaciones a distintas firmas del ramo correspondiente.

Si va a realizar reparaciones por $ 10.000 en su escuela, cuando recibe la autorización debe presentar tres cotizaciones u ofertas de costo.

DONACIONES:

Las donaciones solo podrán ser aceptadas pro la autoridad superior de los organismos de administración que además de su apreciación con respecto a los intereses del Estado, deberán verificar la posibilidad y legalidad de las condiciones o modos que eventualmente se impongan en la donación. Exceptúanse las pequeñas donaciones de objetos o elementos cuyo justiprecio no exceda el límite mínimo de los concursos de precios que podrán ser aceptadas por la autoridad de la oficina o servicio respectivo.

Ej. Si usted recibe una donación de libros de un padre, no hay inconvenientes; si provienen de una fundación debe comunicarlo a la inspección antes de aceptar.

Si se trata de un terreno, vehículo, 16 computadoras, entonces necesita la autorización del CEP.

PATRIMONIO DEL ESTADO

Integran el patrimonio del Estado los bienes inmuebles, muebles y semovientes y los derechos reales y personales, que por institución expresa de la Ley o por haber sido adquiridos por sus organismos y entes son de propiedad nacional, en los términos del Código Civil.

Ej. Las computadoras que usted compre para su Escuela son patrimonio del Estado.

Su administración estará a cargo del organismo que los tenga asignados o adquiridos para su uso, o de cada Ministerio en el Poder Ejecutivo.

La autoridad superior de cada organismo de administración dispondrá del uso de los bienes inmuebles de su jurisdicción para el funcionamiento de los servicios a su cargo.

INVENTARIO:

Todos los bienes del Estado formarán parte del Inventario General de Bienes del Estado, que deberá mantenerse permanentemente actualizado en cada organismo de administración y sus dependencias y centralizarse valorizadamente en la Contaduría General de la Nación.

Ej. Documente todas sus compras mediante boleta y notificación a la Inspección y con altas y bajas en el Libro Diario y en el Libro de Inventario (si lo hay).

Si usted echó a la basura un escritorio con polillas, debe asentar la baja y notificarlo.

Si usted adquirió un escritorio nuevo, debe asentar el alta y notificarlo.

GASTOS DE MANTENIMIENTO Y FUNCIONAMIENTO:

La “caja chica” podrá utilizarse para efectuar gastos de menor cuantía, que deban abonarse al contado para solucionar necesidades momentáneas del servicio o para adquirir elementos de escaso valor, cuya necesidad se presente imprevistamente.

REGISTROS Y DOCUMENTOS:

Todos los actos u operaciones comprendidos en la presente ley, deben realizarse por medio de documentos, registradas en libros o fichas de contabilidad y reflejarse en cuentas, estados demostrativos y balances que permitan su medición y juzgamiento.

Ej. Libro de Caja.

Archivo de comprobantes.

Libro de Banco

Libro de Inventario.

Es obligatorio para todas las dependencias de los organismos de administración permitir las inspecciones o verificaciones que decidan realizar las Contadurías.... para lo que se debe tener permanentemente a disposición los registros y la documentación, facilitar la gestión de los funcionarios o empleados y proporcionar la información que le fuere requerida.

OBLIGACIÓN DE DENUNCIAR IRREGULARIDADES

Todo funcionario o agente del Estado que tenga conocimiento de irregularidades administrativas o actos que puedan causar perjuicios al erario fiscal, está obligado a comunicarlo por escrito a su superior jerárquico y al Tribunal de Cuentas.

FORMULARIOS

A los efectos de la uniformidad, claridad y ordenamiento de las rendiciones de cuentas, la Contaduría General de la Nación, con la conformidad del Tribunal de Cuentas y de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, implantará los formularios pertinentes que serán de uso obligatorio y no podrán alterarse sin sus consentimientos.

RENDICIÓN DE CUENTAS.

Todo funcionario o empleado, como así toda persona natural o jurídica, que perciba fondos en carácter de recaudador, depositario o pagador, o que administre, utilice o custodie otros bienes o pertenencias del Estado, con o sin autorización legal, está obligado a rendir cuenta documentada o comprobable de su versión, utilización o gestión.

Ninguna suma podrá permanecer sin rendir cuenta durante más de dos meses posteriores al mes en que fue recibida.

RESPONSABILIDADES

La responsabilidad administrativa alcanza a los obligados a rendir cuentas por las que dejaren de rendir o por aquellas cuya documentación no fuera aprobada.

A los funcionarios de cualquier orden que dictaren resoluciones contrarias a las disposiciones de esta ley o su reglamentación.

A los agentes del Estado que por su culpa o negligencia ocasionaren daños o perjuicios al fisco, por entregas indebidas de bienes a su cargo o custodia, o por pérdida, sustracción o indebido uso, cuidado o mantenimiento de los mismos.

La responsabilidad alcanza asimismo mancomunada y solidariamente a los funcionarios de control que hubieren legalizado el acto o no se hubieren opuesto en oportunidad de su intervención.

El responsable está obligado al resarcimiento e indemnización del daño o perjuicio que sea consecuencia de sus actos, una vez determinada su responsabilidad.

El responsable será deudor del Fisco hasta tanto cancele o quede sin efecto el cargo que se le hubiere formulado.

Ninguna persona será declarada responsable sin que previamente pueda formular su descargo.

El cese de funciones no exime la responsabilidad del funcionario.

La responsabilidad prescribe a los 10 años a contar desde la fecha de la rendición de cuentas o del cargo formulado.

EL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE UN CENTRO EDUCATIVO

El proyecto de centro debe mostrar al centro educativo como una entidad total y un conjunto de procesos: ¿qué hicimos? ¿qué hacemos? ¿qué haremos?

Los procesos financieros contables brindan información útil a la gestión y toma de decisiones: ¿en que gasta el dinero? ¿qué resultados obtiene?.

Los objetivos específicos y las acciones tienen un costo de realización. El resultado debe evidenciar que valió la pena. ´

Ejemplos:

Usted compró la computadora; la asocia a un proceso de enseñanza aprendizaje que define su MISIÓN (que los niños aprendan) y su VISION – usted cree que el uso de la computadora mejorará los aprendizajes futuros.

Usted contrató un profesor de Coro, pero no ha realizado una sola presentación en público. Cualquier padre o los niños le preguntarán ¿para que?.

En su escuela reponen media docena de vidrios cada semana. ¿Tiene algún problema?.

La Secretaria le pide dinero todas las semanas para reponer la tinta de la impresora y una resma de papel ¿en que gasta 500 copias por semana?

El proyecto de PRESUPUESTO del Centro Educativo necesita un plan: objetivos específicos, acciones, cronograma y responsables.

El proyecto de presupuesto necesita que cada unidad tenga un centro de costos:

Ejemplos: Limpieza, Combustible, Teléfonos, Fotocopiadora, Biblioteca, Comedor, Secretaría, Aulas, Educación Física....

Es fundamental para la evaluación de resultados: se mide lo que se gestiona y sobre lo que hay que tomar decisiones y asignar recursos.

Debe evaluar previamente que capacidad de movilización de recursos financieros tiene su centro educativo. – COMISION FOMENTO, ASOCIACIÓN DE PADRES DE ALUMNOS....

EFECTIVIDAD: que es lo que hace.

EFICIENCIA:: cuanto le cuesta.

EFICACIA: para que sirve.

En el DIAGNOSTICO, usted debe obtener información completa sobre necesidades y satisfacción de todas las partes involucradas.

Necesita información: financiera (tiene dinero ó puede tenerlo) del proceso interno (quien gasta, en que se gasta y con que resultado) de aprendizaje e innovación (que quiere mejorar) y del cliente (quienes se benefician).

ESTADO DE SITUACIÓN PATRIMONIAL

Los estados contables son la expresión utilizada para la información económico financiera, muestra datos para el análisis, la estadística y las decisiones.

ACTIVO: son los derechos y bienes.

PASIVO: son las obligaciones.

PATRIMONIO: lo que tiene la organización, el capital social.

El Activo es igual a la suma del pasivo más el patrimonio.

El Patrimonio ó estado de situación patrimonial es la posición de la institución que marca el saldo entre lo que tiene y lo que debe a quienes le financiaron parte de lo que tiene.

Es la base del diagnóstico y la posibilidad de afrontar obligaciones, vencimientos, imprevistos y es la posibilidad de planificar.

Es conveniente recuperar mensualmente la información y agruparla por años, cierre de ejercicio o balance.

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